3. Utilisation de SharePoint Portal
Le but premier des Produits et Technologies SharePoint est de fournir les composantes nécessaires à l'élaboration de sites intranets/extranets de partage d'informations et de documents.
Ces fonctionnalités et services permettent de créer de véritables sites Web de partage d'informations : les utilisateurs peuvent non seulement y publier facilement des fichiers (et recevoir automatiquement des alertes à chaque nouvelle publication les concernant) mais également partager des listes de tâches ou des calendriers et engager des discussions en ligne autour des informations publiées.
On peut aussi profiter de services d'actualités ; des outils d'enquêtes et sondages ; des fonctions de Workflow simplifié (pour forcer le transfert d'un document d'une personne vers une autre après validation) ; des fonctionnalités de suivi de version pour suivre l'évolution des documents publiés et consulter les versions précédentes ; et des informations contextuelles comme la présence en ligne de tel ou tel membre de l'équipe.
Les services pré-cités sont fournis par WSS, et comme nous l'avons vu plus haut, SPS 2003 permet d'agréger du contenu et des documents en centralisant toutes les informations au sein d'un portail, notamment celles publiées sur les sites WSS des différentes équipes.
SPS offre ainsi un lieu d'administration des sites WSS et fournit des fonctions de recherche et d'indexation du contenu de ces sites.
3.1. Création du portail
Le portail constitue l'entrée de notre structure de sites SharePoint, il pourra se décliner en Intranet ou Extranet.
1. Dans la page SharePoint Portal Server Central Administration for DUCK-SPS, au niveau de la section Portal Site and Virtual Server Configuration, cliquez sur Create a portal site. Vous pouvez retrouvez cette page d'administration via Start, All Programs, Administrative Tools
2. Dans la page Create Portal Site for DUCK, procédez comme suit :
Dans la section Portal Creation Options, vérifier que Create a portal est sélectionné
Dans le champ Name de la zone Site Name, tapez DUCK Corporation pour le site portail. Ce nom apparaît dans la partie supérieure de la plupart des pages de portail
Dans la section Site URL:
- Dans la liste Virtual Server, vérifier que DUCK Corporation est selectionné
- Dans la zone URL, tapez l'URL que les utilisateurs devront utiliser pour se connecter au portail, dans notre cas : http://DuckCorp. Par défaut, cette URL est http://nom_serveur/. Si vous ne créez pas le portail sur le site Web par défaut mais sur un autre serveur virtuel, l'URL contient le numéro de port, par exemple, http://nom_serveur:numéro_port/.
Pour pouvoir utiliser l'url DuckCorp, il faudra renseigner localement le fichier host de notre serveur web, et si nous voulons accéder à notre portail via l'url http://duckcorp.duck.com au lieu de celle par defaut qui est http://duck-sps.duck.com, il faudra renseigner les serveur DNS par une redirection de la première url sur la deuxième, via le rajout d'un cname sur le nom d'hôte (host name) duckcorp vers le nom d'hôte spsadmin.
Dans la section Owner:
- Dans la zone Account Name, tapez le nom du compte pour le propriétaire du portail au format DOMAINE\nomutilisateur soit DUCK\spsadmin. Ce compte doit être un compte de domaine et doit être ajouté au groupe Administrateur du site portail. Le propriétaire du portail gère le contenu du portail ainsi que l'accès utilisateur.
- Dans la zone E-mail address, tapez l'adresse de messagerie pour le propriétaire du portail : spsadmin@duck.com
Cliquez sur OK
3. Dans la page Create Portal Site Confirmation for DUCK, cliquez sur OK pour démarrer la création du portail.
La page Operation Status s'affiche, l'opération de création du portail dure entre 10 et 15 minutes.
À la fin d'une création de portail réussie, la page Operation Successful s'affiche. Vous pouvez fermer cette page.
4. Verifiez en cliquant sur Home page : http://duck-sps, vous avez alors une fenêtre de login qui vous demande de vous identifier sur le site.
Utilisez le compte Owner du portal DUCK\spsadmin. Vous avez alors la page d’acceuil du portail :
3.2. Intranet : cas d'utilisation pour la division ventes
Nous allons voir un simple cas d'utilisation de notre portail en tant qu'Intranet de notre organisation.
Nous ne verrons pas en détails toutes les possibilités offertes par les produits et technologies SharePoint puisque ce n'est pas le sujet de notre article, en effet, vu la richesse apportées de services apportes par SPS, détailler toutes ces fonctionnalités pourrait constituer un article indépendant.
Pour approfondir sur les autres possibilités de SPS et WSS, je vous invite à vous reporter aux nombreux liens que je propose.
Nous allons découvrir une partie de ces fonctionnalités a travers la mise en place d'un site Intranet pour notre équipe de commerciaux en utilisant les produits et technologies SharePoint. Notre Intranet permettra donc aux utilisateurs de notre Organisation DUCK, référencés dans Active Directory, de tirer profit de notre portail via un site WSS ; le portail étant configuré en authentification intégrée à Windows Server 2003.
On va ainsi créer un site et une bibliothèque, et découvrir les fonctionnalités de gestion de site et de stockage des produits et technologies SharePoint, ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités prêtes à l'emploi.
Création d'un site
Le site est l'unité de base qui constitue l'espace de travail de notre utilisateur du service Sales.
On va voir comment créer un site.
De la page d'acceuil du portail, cliquez sur Site, sur Create Site puis sur la section Action.
Puis remplissez les champs, comme illustré, et confirmez par Create.
Vous précisez si vous voulez mettre en avant la création du site sur la rubrique Sites du portail. Complétez alors comme illustré
Vous sélectionnez un modèle de sites dit template, on va choisir Team Site ou sites d’equipe qui semble correspondre le mieux à notre besoin. On confirme avec OK.
Le site de type Team Site est alors créé :
Le sites est bien renseigné dans la section Sites du portail :
Création d'un groupe
Le groupe permet d'autoriser un ensemble de personnes, au lieu de saisir un part un des utilisateurs, à l'instar des groupes windows.
SharePoint permet le rajout d'utilisateurs et de groupes de sécurité.
On va illustrer l'ajout du group Sales au sites Sales.
On clique sur Site Settings, sur Manage User puis sur Add User et remplissez les champs comme illustré :
On renseigne alors les utilisateurs a rajouter, on peut rajouter un utilisateur ou un groupe de sécurité. Nous choissisons de rajouter un groupe de sécurité qui correspond à toutes les personnes de notre division ventes.
Creation d'une bibliothèque de documents
Une bibliothèque de documents permet une gestion et un stockage des documents.
On va illustrer l’ajout d’une bibliothèque Datasheet
De la page d’accueil de notre site Sales, on clique sur Create sur le menu principal
On choisit Documents library soit une bibliotheque de documents
On va compléter comme illustré. Le document template permet de spécifier le type de fichier que va contenir la Library. On confirme avec Create.
La bibliothèque de documents est alors créee.
Un lien vers la bibliothèque de documents apparaît dans le menu Quick Launch du site.
Publication de documents Office System 2003
Office System est bien intégré aux produits et technologies SharePoint. Il permet aux utilisateurs de facilement sauver/publier et regrouper leurs documents sur SharePoint, via une bibliothèque de documents par exemple sur Word ;
On va pouvoir remplir notre bibliothèque de documents de deux façons:
En éditant directement un document en cliquant sur New Document, un fichier word apparaît en se basant sur le template de la bibliothèque. Ce template est personnalisable et permet de crér des documents types par exemple où il suffirait de remplir certains champs. Il suffit d’essayer d’enregistrer le document et il propose comme emplacement par défaut notre bibliothèque de documents DataSheet.
La deuxième possibilité est d'uploader le document via Upload Documents, où on peut alors uploader un ou plusieurs documents word .
Une possibilité intéressante ce situe au niveau des formulaire InfoPath, en effet lors de la création d’un formulaire, donc en mode Design, il est possible de publier votre formulaire sur SharePoint. Ainsi, en publiant son formulaire, on peut créer une bibliothèque de documents associés avec comme template votre formulaire, ce qui permettra à vos utilisateurs de pouvoir aller sur votre site, et àpartir de la bibliothèque de documents ainsi crée, de remplir directement les formulaires selon votre modèle et de les sauvegarder simplement dans SharePoint.
Remarque : Si vous avez un problèmes avec Office et SharePoint vérifier dans les options d'installation de Office System que vous n'avez pas décocher la prise en charge de SharePoint.
Ajout de WebPart existante par défaut lors de l'installation
Basés sur le ".NET Framework", les sites WSS sont facilement enrichis par des contrôles côté serveur, dénommés WebParts.
Une WebPart est une unité d'informations modulaire composée d'une barre de titre, d'un cadre et d'un contenu. Les composants WebPart constituent des blocs de création de base qui sont insérés à l'intérieur d'une WebPart Zone, dans une page de composants WebPart.
Un composant WebPart est une combinaison d'un fichier de description de composant WebPart (.dwp) et d'un fichier d'assembly de composant WebPart (.dll). Tous les composants WebPart reposent sur des contrôles Web personnalisés.
A l'installation, des WebParts utilisables sont déjà présentes sur SharePoint.
Une WebPart créée est utilisable sur n'importe quel Web Part Page pour afficher le contenu de ce composant. Elle peut être indépendante ou connectable avec une autre WebPart.
Lien SDK et template VS.Net pouvant aider à la création de WebParts.
Ajout dune Web Part contextuelle indiquant si les utilisateurs du sites sont online ou offline :
Sur notre sites Ssales, nous sommes logués en tant qu’un des membres du groupes Sales qu’on a rajouté précédemment.
On clique sur Modify Shared Page puis Design this Page pour passer en mode Design
Puis de nouveau sur Modify Shared Page, puis Add Web Part, et Browse, afin d’accéder au menu contenent des WebPart du site.
Puis dans la section Add Web Part, et Sales Gallery, on fait un glisser déposer de la WebPart Member sur la zone WebPart Right.
On repasse en mode visualisation en fermant la section Add Web Part avec la petite croix à droite, puis en décochant Design this page dans le menu Modify Shared Page. On peut ainsi voir la nouvelle WebPart :
On peut également ajouter une WebPart associée à la bibliothèque de documents SALES qu’on a précédement créée, en effet, lorsque l’on crée une library ou bibliotheque de document, on crée un espace de stockage gérable, administrable depuis une page, mais également un composant WebPart associé qui permet d’afficher le contenu de cette bibliothèque de documents sur n’importe quelle Web Part Page.
C’est aussi valable pour les list, discussion board et survey.
My Site
Il s'agit d'un site personnel, créé par des utilisateurs individuels sur un site portail.
La fonctionnalité My Site est configurée la première fois qu'un utilisateur y accède. Visualisation de My Site :
Sélectionnez My Site dans la partie supérieure droite de la page d'accueil.
message s'affiche en indiquant que le processus de création de My Site peut prendre entre 10 et 20 secondes.
Le site s'affiche sous la forme Accueil:(Nom_domaine\nom_utilisateur).
 
Microsoft Office System peut intégrer votre My Site comme espace de travail personnel pour stoker vos documents et vous proposera d'integrer cet espace de stokage dans les menus contextuels de sauvegarde. Ce site sera renseigné sur Active Directory comme appartenant à votre profil d’utilisateur.
Vue publique et vue privée de My Site :
Par défaut, My site vous fait accéder à votre vue privée. Cette vue représente l'emplacement affecté à chaque utilisateur pour personnaliser son espace de travail Web personnel.
Votre profil public est un emplacement où les autres membres d'une entreprise peuvent découvrir les types de documents dont vous êtes l'auteur, vos rapports, ainsi que d'autres informations utiles. Les informations d’Active Directory peuvent être synchronisées automatiquement avec le portail et servir à remplir un composant WebPart de l'entreprise.
Le portail offre une vue publique ou Shared View et une vue privée ou personal View aux utilisateurs de SharePoint Portal Server.
Ces vues existe aussi ou niveau d’un site ou vous etes membre, vous permettant aussi de le personnaliser pour votre utilisation.
3.3. Utilisation et possibilité de FrontPage 2003
Front Page permet d'utiliser de façon efficace des WebPart sur les produits et technologies SharePoint.
Voici une documentation pas à pas pour vous permettre d'aborder l'utilisation de SharePoint avec FrontPage 2003 :
- Working with Web Part Pages
- Working with Web Part Libraries
- Working with the Data View Web Part
- An Architectural Introduction to Web Parts and ASP.NET
- Customizing Web Parts
- Connecting Web Parts
Le dernier document est très intéressant car il illustre simplement la mise en place de WebPart connectables.
Par exemple, une première WebPart qui recupère sur une base de données les nom des clients avec une source de donénes qui est une table customers sur SQL Server et une deuxième WebPart qui va récupérer les details des commandes du client toujours via une source de données sur une table orders sur Sql server. Il faudra alors connecter les 2 WebParts pour qu’elles puissebt communiquer via des interfaces provider et consumer .
Lorsque l’on cliquera sur le nom d’un client sur la première WebPart, la deuxième va afficher les commandes associées à ce client.
3.4. Extranet
On va rendre disponible sur Internet notre portail intranet pour les clients et partenaires de notre société.
Mettre en place l'extranet consiste à :
- Activer l'authentification anonyme sur IIS
- Activer et configurer l'accès anonyme au niveau du portail Sharepoint
- Implémenter une Web part d'authentification sur la page d'accueil du portail
- Modifier le fichier web.config du site
Authentification anonyme
Activation de l'authentification anonyme sur IIS
Aller dans IIS, dans les propriétés du site portail, choisir Directory Security.
Cliquer sur le bouton Edit… sous Authentication and Access Control. On peut remarquer que l'option "Enable Anonymous Access" n'est pas cochée, alors que Integrated Windows Authentication est cochée.
Cocher l'option Enable Anonymous Access et laisser aussi cocher l'option Integrated Windows Authentication.
Activation et configuration de l'accès anonyme au niveau du portail SharePoint
Il est possible d'autoriser un accès anonyme pour notre portail. Pour cela : Aller sur Site Settings et sélectionner Manage security and additional settings. Selectionner ensuite Change anonymous access settings.
On peut maintenant autoriser les utilisateurs anonymes à accéder aux Areas and content or Areas, content and search. La différence entre les deux options c'est la possibilité de recherche.
Tous les utilisateurs peuvent y accéder et deviennent anonymes, qu'ils aient ou non un compte Active Directory sur le domaine SharePoint.
Implémentation d'une Web part d'authentification sur la page d'accueil du portail
La web part Sign In est une Web Part que j'ai développé. Nous ne traiterons pas du développement de cette Web Part dans cet article, mais dans un prochain, où je mettrai à disposition le détail de cette WebPart et son code.
Pour le moment, vous aussi utilisez un outil que j'ai développé, renseigné comme Installeur WebPart SignIn, qui permet d'effectuer toutes les manipulations décrites ci-dessous exceptée celle de configuration sur le site (autorisez l'authentification anonyme).
Le code de cette WebPart repose sur une classe fournie avec le modèle objet de SharePoint, appelée Authentication Button class. Cette classe permet de créer un bouton d'authentification qui, lorsque l'on clique dessus, demande aux utilisateurs de se loguer. Elle va vérifier dans l'Active Directory et, s'il s'agit d'une bonne authentification, autoriser l'accès au site SharePoint comme un utilisateur logué, en comparaison d'un utilisateur anonyme. Les détails de cette classe sont disponibles dans la msdn.
Les WebPart sont deployable par fichier cab, vous pouvez donc télécharger ce fichier : WPSignIn.zip. On va voir l'implémemtation de cette WebPart pour pouvoir l'utiliser sur notre site.
- Installation du fichier .cab qui va inscrire le .dll de la Web Part pour renseigner le SPS de la disponibilité du Web Part.
L'installation se fait en ligne de commande via la commande : stsadm.exe -o addwppack -url http://votre_serveur - filename ..\\fichier.cabs
Elle est visualisable sur le portail et ces sites via Edit Pages dans la section Actions puis Modify Shared Page, et Add Web Parts puis Virtual Server Gallery.
En l'état actuel, la WebPart est renseignée de confiance, dit safe sur le web config de notre site. La sécurité de notre serveur est définie sur wss_minimaltrust, c'est-à-dire que le serveur ne laisse aucune WebPart s'executer si elle n'est pas trust et si elle n'a pas spécifié les autorisations qu'elle possède. Si vous êtes en phase de développement vous pouvez passer ce niveau a Full, vous n'avez alors qu'à rendre safe vos WebPart pour pouvoir les utiliser sur SharePoint. En environnement de production, le niveau wss_minimaltrust est préconisé.
- Pour utiliser la Web Part sur SharePoint, il faut lui donner les droits qui lui premettent de s'éxécuter.
Pour cela il faut suivre les étapes suivantes qui consiste à un modifier le fichier qui défini la sécurité de SPS wss_minimaltrust.config.
Dans la dans la section <securityclasses>, on recopie cette ligne
<SecurityClass Name="SharePointPermission"
Description="Microsoft.SharePoint.Security.SharePointPermission,
Microsoft.SharePoint.Security, Version=11.0.0.0, Culture=neutral,
PublicKeyToken=71e9bce111e9429c"/>
Puis on définit les permission de notre Web Part en définisant le groupe associé :
<CodeGroup
class="UnionCodeGroup"
version="1"
PermissionSetName="SignInWebPartPermission">
<IMembershipCondition
class="StrongNameMembershipCondition"
version="1"
PublicKeyBlob="0x0024000004800000940000000602000000240000525
341310004000001000100F79AA79C0E4968A660050ADD76371B2F795BE6912087
F44E70C416C26D7020841490CC60CC86B3F9D65B112127764EC9E0A33BCFF955E
C773BAC41624B31F05A394DB5D36EF18C788799D49F20131050B062ED27804E0D
001450A81626912998BDC757E1A7C5E744AE90F35DEB7DD34EAF80D4F673DACF7
9E800979CA87426B7"
/>
</CodeGroup>
Puis on définit les permissions associées au groupe en y copiant dans la section NamedPermissionSets :
<PermissionSet
class="NamedPermissionSet"
version="1"
Name="SignInWebPartPermission"
Description="Jeu de permissoin du WebPart SignIn">
<IPermission
class="AspNetHostingPermission"
version="1"
Level="Medium"
/>
<IPermission
class="SecurityPermission"
version="1"
Flags="Execution"
/>
<IPermission class="WebPartPermission"
version="1"
Connections="True"
/>
<IPermission class="SharePointPermission"
version="1"
Unrestricted="True"
/>
</PermissionSet>
Vous trouverez mes fichiers de config dans le zip.
Modification du fichier web.config du site
Il reste un dernier point à réaliser pour obtenir un accès anonyme, dans le web.config, pour que la classe AuthenticationButton fonctionne correctement dans le portail.
Il faut ajouter le noeud suivant sous le noeud <configuration>, dans le web.config:
< appSettings >
< add key="SPS-EnforceIISAnonymousSetting" value="false" / >
< /appSettings >
Reset du serveur web pour qu’il prenne en compte les changements :
Rajouter la WebPart
Il suffit de régler les paramètres de la WebPart pour que la barre de titre n’apparaisse pas en mode visualiation
Testons l’extranet
Remarque : Si vous voulez que votre WebPart SignIn se situe au dessous du champs recherche, il faudra passer dans le code de la page et crér une WebPart Zone, àce niveau, le plus simple et de le faire à partir de FrontPage 2003.
D'autres liens :
Voici d’ailleurs un site portail utilisé en extranet sur lequel j’ai travailler.
www.labsh.com : site de presentation
Vous avez de plus en plus de sites ou portails SharePoint qui son utilisés en tant qu'Extranet :
wss.collutions.com : dédié à l’utilisation de produits et technologies SharePoint : ressource technique forum, faq
http://www.saintpatrickmalvern.org/default.aspx : site d’une école niveau classe élémentaire
Ne pas oublier DNS et Firewall
Votre portail peut etre près à être utilisé comme portail derriere votre Firewall et une redirection DNS correcte.
HTML Viewer
HTML Viewer est un service qu'on installe sur notre portail et qui permet aux utilisateurs ne possédant pas la gamme Office de pouvoir lire les documents en HTML, le serveur se chargeant alors de la traduction. Vous avez sur ce lien les ressources nécessaires pour mettre en place ce produit.
3.5. Personnalisation du portail
Création d'une site dans une autre langue que celle native au portail
Vous pouvez créer des sites WSS dans une grande diversité de langues grâce à des templates de langues proposés par Microsoft.
Voici le lien où vous pouvez retrouvez ces packages de langue. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=E7EEC77D-4365-4B66-8E8D-9D079C509679&displaylang=en
Il faut savoir qu'un package correspond à une seule langue et non à un ensemble de langues. L'aide est par ailleurs dans la langue du package.
Personnalisation avancée
Vous pouvez personnaliser davantage vos sites ou portails SharePoint via des packs de customisation utilisés conjointement avec FrontPage 2003:
Voici le lien d'un site dédie a la customisation des sites SharePoint et proposant des solutions prêtes à l'emploi. http://www.sharepointcustomization.com.
Le lien qui explique l'utilisation de ces packs (au nombre de 3) de customisation. http://www.sharepointcustomization.com/wss/default.htm
Vous pouvez voir le résultat de l'application de ces templates:
http://www.sharepointcustomization.com/finance/default.aspx
http://www.sharepointcustomization.com/sales-marketing/default.aspx
http://www.sharepointcustomization.com/HR/default.aspx
 Introduction
1. Présentation des produits et technologies Sharepoint 2003
2. Installation de SharePoint Portal 2003
3. Utilisation de SharePoint Portal
Conclusion
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Présentation des produits et technologies Sharepoint 2003
